Login: Hasło:

BAZA KOMPETENCJI


Branża/sektor: Zasoby ludzkie
Obszar zawodowy: Sekretarka

Kod zawodu: 411101

KATALOG ZADAŃ ZAWODOWYCH


Lp. Kategoria zadania
A Zadania technologiczne
A-1 Sporządzanie dokumentacji kancelaryjno-biurowej w języku polskim i obcym.
A-2 Prowadzenie korespondencji tradycyjnej i elektronicznej w języku polskim i obcym oraz ewidencjonowanie pism przychodzących i wychodzących w dzienniku korespondencji.
A-3 Archiwizowanie dokumentów sekretariatu.
A-4 Obsługiwanie urządzeń biurowych.
A-5 Prowadzenie terminarza spotkań, powiadamianie o spotkaniach zainteresowanych osób oraz prowadzenie bazy adresowej.
A-6 Przyjmowanie interesantów i udzielanie im informacji oraz prowadzenie rozmów telefonicznych w języku polskim i obcym.
A-7 Przygotowanie i obsługa spotkań i szkoleń organizowanych w przedsiębiorstwie.
B Zadania organizacyjne
B-1 Organizowanie pracy własnej na stanowisku sekretarki zgodnie z zasadami ergonomii, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej i ochrony środowiska.
B-2 Organizowanie podróży służbowych.
C Zadania kierowania i współpracy
C-1 Współpraca z komórkami organizacyjnymi przedsiębiorstwa.
D Zadania kontroli i oceny jakości
D-1 Ocenianie jakości i efektywności własnych działań zawodowych na stanowisku sekretarki.

KATALOG UMIEJĘTNOŚCI DO ZADAŃ ZAWODOWYCH


Zadanie zawodowe: A-1:
Sporządzanie dokumentacji kancelaryjno-biurowej w języku polskim i obcym.
Lp. umiejętności
1 Sporządza pisma w języku polskim i obcym z uwzględnieniem zasad korespondencji służbowej.
2 Sporządza pisma obsługując komputerowe programy biurowo-kancelaryjne.
3 Obsługuje edytory tekstu.
4 Sporządza zamówienia dotyczące artykułów biurowych.
5 Prowadzi ewidencję wyposażenia sekretariatu.
6 Sporządza zestawienia liczbowe w arkuszu kalkulacyjnym.

Zadanie zawodowe: A-2:
Prowadzenie korespondencji tradycyjnej i elektronicznej w języku polskim i obcym oraz ewidencjonowanie pism przychodzących i wychodzących w dzienniku korespondencji.
Lp. umiejętności
1 Zakłada dziennik korespondencji.
2 Przyjmuje korespondencję przychodzącą i ewidencjonuje ją w dzienniku.
3 Redaguje treść korespondencji w języku polskim i obcym.
4 Przedkłada korespondencję do akceptacji przełożonemu.
5 Rozdziela korespondencję zgodnie z przyjętym obiegiem dokumentów.
6 Znakuje pisma.
7 Przyjmuje korespondencję wychodzącą i ewidencjonuje ją.
8 Wysyła korespondencję i prowadzi książkę nadawczą dla pism poleconych.
9 Ewidencjonuje i rozlicza zakup znaczków pocztowych.
10 Wysyła korespondencję okolicznościową do klientów i kontrahentów.
11 Przyjmuje i nadaje pocztę elektroniczną.

Zadanie zawodowe: A-3:
Archiwizowanie dokumentów sekretariatu.
Lp. umiejętności
1 Segreguje dokumenty według kategorii archiwalnych.
2 Oznacza dokumenty symbolami komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa.
3 Prowadzi i oznacza teczki akt.
4 Przechowuje pisma zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
5 Porządkuje, zabezpiecza i archiwizuje dane oraz programy na komputerze.
6 Niszczy dokumenty, które utraciły ważność.

Zadanie zawodowe: A-4:
Obsługiwanie urządzeń biurowych.
Lp. umiejętności
1 Obsługuje komputer i urządzenia wejścia, wyjścia typu skaner, drukarka, urządzenie wielofunkcyjne, itd.
2 Obsługuje kserokopiarkę.
3 Obsługuje centralę telefoniczną.
4 Obsługuje fax.
5 Obsługuje nowoczesne środki łączności.
6 Obsługuje urządzenia służące do oprawiania, zabezpieczania, archiwizowania i niszczenia dokumentów.
7 Obsługuje maszyny do pisania.
8 Obsługuje maszyny i urządzenia liczące.
9 Posługuje się prostym sprzętem biurowym.
10 Konserwuje sprzęt i urządzenia biurowe.

Zadanie zawodowe: A-5:
Prowadzenie terminarza spotkań, powiadamianie o spotkaniach zainteresowanych osób oraz prowadzenie bazy adresowej.
Lp. umiejętności
1 Planuje terminy spotkań przełożonego.
2 Umawia strony spotkań i potwierdza terminy wykorzystując tradycyjne i nowoczesne środki komunikacji.
3 Obsługuje programy komputerowe wspomagające tworzenie adresowej bazy danych.
4 Wyszukuje informacje dotyczące kontrahentów, klientów i instytucji korzystając z zasobów Internetu i innych źródeł.
5 Porządkuje dane dotyczące kontrahentów, klientów i instytucji.
6 Przetwarza i dokonuje wymiany informacji zawartych w bazach danych.

Zadanie zawodowe: A-6:
Przyjmowanie interesantów i udzielanie im informacji oraz prowadzenie rozmów telefonicznych w języku polskim i obcym.
Lp. umiejętności
1 Kieruje rozmową.
2 Aktywnie słucha.
3 Identyfikuje i eliminuje źródła zakłóceń w komunikowaniu się.
4 Rozpoznaje potrzeby rozmówcy.
5 Kształtuje pozytywny wizerunek przełożonego i przedsiębiorstwa.
6 Dobiera metody, techniki i formy komunikowania się.
7 Prowadzi rozmowy z wykorzystaniem nowoczesnych środków łączności.

Zadanie zawodowe: A-7:
Przygotowanie i obsługa spotkań i szkoleń organizowanych w przedsiębiorstwie.
Lp. umiejętności
1 Przygotowuje informacje i dokumenty niezbędne do przeprowadzenia spotkań służbowych.
2 Ustala harmonogram spotkań z kontrahentami, pracownikami i klientami.
3 Planuje przebieg narad, spotkań i konferencji.
4 Przygotowuje wideo i telekonferencje.
5 Przygotowuje materiały do wystąpień przełożonego w postaci notatek i prezentacji multimedialnych.
6 Zabezpiecza oprawę cateringową spotkań biznesowych.
7 Kształtuje pozytywny wizerunek przełożonego i przedsiębiorstwa.

Zadanie zawodowe: B-1:
Organizowanie pracy własnej na stanowisku sekretarki zgodnie z zasadami ergonomii, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej i ochrony środowiska.
Lp. umiejętności
1 Planuje wyposażenie stanowiska pracy.
2 Rozmieszcza urządzenia biurowe na stanowisku pracy zgodnie z zasadami ergonomii i bhp.
3 Organizuje sposób przepływu informacji i dokumentów pomiędzy stanowiskami pracy i komórkami organizacyjnymi.
4 Organizuje współpracę z jednostkami zewnętrznymi.
5 Opracowuje harmonogram pracy sekretariatu.
6 Stosuje zasady bhp i ergonomii.

Zadanie zawodowe: B-2:
Organizowanie podróży służbowych.
Lp. umiejętności
1 Planuje terminy podróży służbowych.
2 Rezerwuje miejsca noclegowe, bilety na przejazd, środki transportu wykorzystując nowoczesne urządzenia elektroniczne.
3 Wystawia i rozlicza delegacje służbowe.
4 Planuje trasę i przebieg podróży służbowych.
5 Ubezpiecza uczestników podróży służbowej.
6 Zapewnia opiekę rezydenta uczestnikom podróży służbowej.

Zadanie zawodowe: C-1:
Współpraca z komórkami organizacyjnymi przedsiębiorstwa.
Lp. umiejętności
1 Zapewnia przepływ informacji i dokumentów pomiędzy przełożonym i komórkami przedsiębiorstwa.
2 Opracowuje harmonogram pracy sekretariatu dla klientów wewnętrznych.
3 Identyfikuje źródła konfliktów i łagodzi spory w biurze.
4 Przyjmuje od innych komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa zamówienia na materiały biurowe.
5 Łączy rozmowy telefoniczne wewnętrzne i zewnętrzne.

Zadanie zawodowe: D-1:
Ocenianie jakości i efektywności własnych działań zawodowych na stanowisku sekretarki.
Lp. umiejętności
1 Opracowuje narzędzia badawcze (np. ankiety) do badania opinii klientów na temat jakości świadczonych usług.
2 Opracowuje i analizuje wyniki przeprowadzanych badań opinii klientów.
3 Weryfikuje działania zawodowe zgodnie z wynikami badań.
4 Analizuje ilości i rodzaj skarg dotyczących pracy sekretariatu.
5 Analizuje sposoby rozpatrywania skargi ich wpływ na efektywność działań przedsiębiorstwa.
6 Opracowuje procedury systemu zapewnienia jakości pracy sekretariatu.


KATALOG CECH PSYCHOFIZYCZNYCH DLA ZAWODU


Lp. Cechy psychofizyczne
Zdolności
1 Analityczne
2 Analizowanie
3 Jasnego formułowania myśli
4 Jasnego formułowania przekazu
5 Koncentracja uwagi
6 Negocjacji
7 Organizacyjne
8 Podejmowania szybkich i trafnych decyzji
9 Podejmowania trafnych decyzji
10 Podzielność uwagi
11 Rozumowanie logiczne
12 Syntetyzowania informacji
13 Szybkiego maszynopisania
14 Trafnego podejmowania decyzji
15 Współdziałanie w grupie
Cechy osobowości
1 Asertywność
2 Cierpliwość
3 Dokładność
4 Inicjatywność
5 Kultura osobista
6 Obiektywność
7 Odporność na stres
8 Odpowiedzialność
9 Samodzielność
10 Samokontrola
11 Systematyczność
12 Wysoka kultura osobista
Sprawności sensomotoryczne
1 Dobra pamięć
2 Dobra prezencja
3 Dobry wzrok
4 Elegancja
5 Prawidłowa wymowa
6 Spostrzegawczość
7 Sprawność manualna